Wozu dienen schriftlich fixierte Ordnung und Dokumentation?
Sie sind die Basis des Tuns und die Umsetzung der Aufgaben des Unternehmens.
Abgeleitet aus Planung und Strategie geht es hier nicht mehr um das theoretische, sondern um die konkrete Umsetzung.
Sie schaffen Klarheit, können aber auch den Erfolg sichtbar machen. Sie zeigen Defizite in der Effizienz auf, sie haben eine Dokumentationsfunktion. Wer sich daran hält ist auf gutem Weg, wer dagegen verstößt, kann später dafür zur Verantwortung gezogen werden. Sie klären das konkrete Wie aber weniger das Warum. Es ist eine der Vorgaben, um ein Unternehmen zu haben, das compliant mit den Anforderungen der Umgebung ist und so Unzulänglichkeiten, aber auch Strafen vermeidet.
Arbeitsrichtlinien
Sie sind die Verschriftlichung der einzelnen erforderlichen Schritte. Sie erklären den Umgang mit der Technik, bis hin zu Vorgeben bezüglich Aufbewahrungsfristen.
Gebrauchsanweisungen, Handbücher und Rezepte
Diese Vorgeben sind breiter gefasst. Sie zeigen z.B. technischen Einrichtungen alle Funktionen, auch wenn diese für die konkrete Umsetzung der Aufgabe gar nicht gebraucht werden. Sie geben Auskunft über Aufgaben, die nur sporadisch oder im Krisenfall verwendet werden müssen, wobei sie von dem jeweiligen Produzenten der technischen Installation bereitgestellt werden. Sie sollen Sicherheit beim Umgang geben, aber auch den Hersteller exkulpieren. Wer sich nicht an die Vorgaben hält und einen Schaden hervorruft, muss die Folgen davon selbst tragen.
Prozesse und ihre Beschreibung
Die Aufgaben müssen in einer gewissen Reihenfolge abgearbeitet werden, um den entsprechenden Erfolg zu erzielen. Einzelschritt dürfen nicht ausgelassen werden oder unvollständig abgearbeitet werden.
Dokumentation
Dieser Begriff ist weitgefasst, im engeren Sinn handelt es sich hier um die Aufzeichnung von Ergebnissen aller Art. Das können die Ergebnisse sein, aber auch Zwischenergebnisse. Das kann die Aufzeichnung von Tätigkeiten bis hin zu Funktionsaufrufen durch die Benutzer sein (Logbuch), aber auch die Verwahrung von Ergebnissen zur späteren Nutzung oder Begutachtung. Einfach für eine Auswertung im Controlling.
Vorgehen für eine erfolgreiche Umsetzung der Erstellung
- Bestandsaufnahme
- Welche Vorgaben gibt es? Regulatorisch, durch das Unternehmen selbst, nach der Strategie oder der Planung? Wo sind die Grenzen?
- Welche Hilfen stehen zur Verfügung? Das können technische Vorrichtungen sein, ausgelagerte Funktionen, Know-how, Lager, Lieferanten usw.
- Welche menschlichen Ressourcen gibt es, wie sicher sind sie und wozu sind die fähig?
- Welche Aufgabe haben sie?
- Wer tut= setzt um,
- wer macht die Vorgaben,
- wer kontrolliert und bewertet?
- Wo geht die Reise hin? Neue Planung & Strategie, Verfügbarkeiten der Ressourcen, neue regulatorische Vorgaben in Aussicht. Wo herrschen bereits jetzt Defizite oder noch nicht begonnene Umsetzungen?
Sind die Aufgaben ausreichend schriftlich geregelt? Wann und wie oft wurden oder werden die überprüft? Was passiert im Fall eine Abweichung? Welche Sanktionsmöglichkeiten gibt es?
- Umsetzung und Prozesse
- Wie effizient sind die Prozesse, welche Fehler gibt es und welche Unzulänglichkeiten?
- Wie ist das Kundenerlebnis? Wie wettbewerbsfähig ist das Unternehmen?
- Wie sieht es mit der Fehleranfälligkeit aus? Welche Maßnahmen gibt es zur Risikominimierung?
- Wie gut sind die Mitarbeiter geschult und wie gut setzen sie die Vorgaben um?
- Kontrolle und Überwachung
- Um den jeweiligen Erfolg messbar zu machen, braucht es ein entsprechendes Instrumentarium: Messstellen, Kennzahlen, Eskalationsprozesse usw.
- Die Ergebnisse müssen zeitnah zur Verfügung stehen, um die richtigen Impulse zu geben,
- Verbesserung
- Eine gute Dokumentation hilft nicht nur bei der Erstellung der Aufgabe, sondern hilft auch, Effizienzen zu finden. Prozesse können effizienter werden, weil Defizite und Fehleranfälligkeiten durch den Blick von oben aufgedeckt werden können. So lassen sich Prozesse besser digitalisieren, wenn die Aufgaben gut durchdrungen wurden. Die Dokumentation hilft, im Nachhinein das Ergebnis zu bewerten: ist es durchgeführt worden und hat das gewünschte Ergebnis gebracht nach den Kriterien: Qualität, Zeit, Effizienz, Kosten und Vollständigkeit.
- Aktualisierung
- Wessen Aufgabe ist es, die Unterlagen aktuell zu halten? Wer achtet darauf, dass alle damit Beschäftigten die Unterlagen auch tatsächlich damit umgehen und sie entsprechend eingewiesen sind?
Alles Papier, oder?
In der heutigen Zeit gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln, mit denen das Lesererlebnis gesteigert werden kann, die Akzeptanz sichergestellt ist und die Umsetzung effizient erfolgen kann.
Die Ablage in einem Papierordner ist um 21. Jahrhundert nicht mehr angemessen. Jede Änderung erfordert einen Austausch oder eine neue Ausgabe, sie erfordert eine vollständige Lektüre.
Besser sind da Dokumente mit entsprechenden Markierungen, wie bei einem Änderungsmodus. Weitergehende Möglichkeiten bestehen, wenn Arbeitsrichtlinien nicht nur dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden, sondern, wenn sie dort online einsehbar sind. Wie zum Beispiel in einem Intranet oder Wissensdatenbank.
Neuere Modelle sind nur noch auf Smart Phones oder Tabletts abrufbar, dort auch editierbar oder zumindest kommentierbar.
So lassen sich die Unterlagen laufend aktuell halten.
Fazit
Die schriftliche fixierte Ordnung und die Dokumentation sind nicht Selbstweck, sondern sie werden gebraucht, um im laufenden Betrieb für Sicherheit zu sorgen, damit auch Risiken zu minimiere und zu helfen Effizienzen zu fördern.
FAQs
Warum ist eine schriftlich fixiert Ordnung in einem Unternehmen wichtig?
Sie ist wertschöpfend oder werterhaltend.
Sie bietet Klarheit, kann Aussagen zur Effizienz bieten, sie dient der Sicherheit und ganz allgemein der Compliance
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung?
Sie bieten Klarheit, helfen Risiken zu identifizieren und sie zu beheben.
Wie tragen SFOs zur Risikominderung bei?
Die Digitalisierung bezeichnet den Prozess der Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate. Ein Beispiel für Digitalisierung ist die Transformation von Papierdokumenten in elektronische Dateien, um sie effizienter zu speichern und zu bearbeiten. In der heutigen Zeit spielt die Digitalisierung eine immer größere Rolle in verschiedenen Bereichen wie Wirtschaft, Bildung, Gesundheitswesen und Kommunikation. Unternehmen nutzen digitale Technologien, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und innovative Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Im Bildungsbereich ermöglicht die Digitalisierung den Zugang zu Online-Lernplattformen und digitalen Lehrmaterialien. Im Gesundheitswesen werden elektronische Patientenakten genutzt, um medizinische Daten sicher zu speichern und den Austausch zwischen Ärzten zu erleichtern.
Die Digitalisierung hat das tägliche Leben vieler Menschen verändert und bietet zahlreiche Chancen für Fortschritt und Innovation in der modernen Gesellschaft.
Wie lässt sich das Potenzial von SFO innovativ nutzen?
Es können Effizienzsteigerungen erreicht werden, wenn qualitative Verbesserungen erreicht werden und so Zeitverluste vermieden werden. Seien sie nun durch den verbesserten Durchlauf, als auch durch die Vermeidung von Doppelarbeit, Ausfällen, unnützen Rüstzeiten oder sonstigen Unzulänglichkeiten hervorgerufen.
Eine regelgerechte Umsetzung im Rahmen der Prozessabwicklung stellt eine höhere Effizienz sicher, aber auch ein entsprechend gleichbleibendes Kunden- oder Abnehmerererlebnis.
Aufgaben können ab einem bestimmten Punkt digitalisiert oder ausgelagert werden, wenn klar ist, was gewisse Prozesse leisten müssen,
Die Sprache sollte eine gebräuchliche sein, die von allen Betroffenen nicht nur verstanden, sondern auch angwendet werden kann.
